RADARBOJONEGORO.JAWAPOS.COM – Setiap tahun, berbagai dokumen administrasi pemerintahan disimpan sebagai arsip yang dapat diandalkan kembali sewaktu-waktu. Namun, pada praktiknya, terkadang dokumen-dokumen tersebut diarsipkan dengan kurang baik. Misal disimpan di tempat yang kurang ideal, atau tidak berurutan.
Sehingga, dikhawatirkan dapat merusak dokumen atau memperlambat proses pencarian arsip di kemudian hari. Karena itu, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Bojonegoro melakukan pembinaan arsip di tingkat pemerintahan desa dan kecamatan setiap tahunnya.
Sempat terhenti karena pandemi Covid-19, kini pembinaan kembali berlanjut dengan progres signifikan. ’’Sesuai dengan program kami, pembinaan arsip dilakukan setiap tahun ke desa dan kecamatan. Surat yang perlu diarsipkan beragam, terutama surat masuk dan surat keluar,” jelas Arsiparis Ahli Pertama Dispusip Bojonegoro Sri Winarti.
Menurut Winarti, jumlah desa yang menerima pembinaan arsip terus meningkat sesuai target yang dicanangkan. Awalnya, pada 2019, 24 desa menerima pembinaan. Kemudian, pada 2020 meningkat menjadi 40 desa.
Setelah terhenti sebentar pada 2021 akibat pandemi Covid-19, program pembinaan berlanjut pada 2022 menyasar 20 desa. Kemudian, meningkat sedikit pada 2023 menyasar 28 desa. Kenaikan signifikan terjadi pada tahun 2024, dengan program pembinaan menyasar 60 desa.
’’Kami mulai pembinaan pada Mei lalu dan terakhir kami laksanakan pada Oktober, jadi program baru-baru ini selesai untuk tahun ini. Tahun ini, kami melakukan pembinaan di antaranya di Kecamatan Dander, Sumberejo, Ngasem, Kalitidu dan Balen,” lanjut Winarti.
Pembinaan arsip juga dilakukan untuk pengawasan proses pengarsipan oleh pemerintah desa dan kecamatan. ’’Jadi, kami dapat mengetahui pengarsipan setempat, seperti penyimpanan dan penataan arsip,” ujar Winarti.
’’Dengan arsip yang tertata, proses akses arsip dapat dilakukan dengan lebih cepat. Selain itu, juga membantu mencegah pelanggaran administrasi, misal pemalsuan dokumen yang terarsip,” tambah Winarti.
Proses pengarsipan yang dilakukan saat ini masih menggunakan sistem pengarsipan manual. ’’Saat ini, pengarsipan di desa masih manual, sesuai dengan Perbup Bojonegoro Nomor 30 Tahun 2010,” ungkap Winarti.
Selain pembinaan arsip, Dispusip Bojonegoro juga melayani perbaikan arsip gratis untuk memulihkan arsip yang mengalami kerusakan. Lama perbaikan arsip tergantung dari tingkat kerusakan arsip yang ingin diperbaiki. (*/edo)
Editor : Yuan Edo Ramadhana